⚡ Processen digitaliseren

Waar de tijd blijft

In een bouw- of installatiebedrijf zit de administratie zelden in één groot blok. Het gaat om kleine dingen, verspreid over de week:

• Offertes opvolgen. Je stuurt een offerte en hoort niets meer. Wie belt er terug, en wanneer?
• Onduidelijke aanvragen. Een klant vraagt "een prijs voor een badkamer", zonder maten, budget of timing. Voor je kunt rekenen, mail je al drie keer heen en weer.
• Werfverslagen. Foto's op je gsm, notities op papier, en een verslag dat 's avonds nog moet worden uitgetypt.
• Werkbonnen en uren. Wie stond hoeveel uur op welke werf? Dat uitzoeken kost je je vrijdagnamiddag.
• Nacalculatie. Heb je op die werf winst gemaakt of niet? Vaak weet je dat pas weken later.
• Facturen achterna bellen. De betaling blijft uit, en jij moet eraan denken om te bellen.

Wat het kost om niets te doen

Volgens Embuild gaat er in de bouw meer dan drie uur per dag naar administratie.

Ik ken het van mijn eigen zaak. Elke week zocht ik met de hand nieuwe bedrijven op in de KBO en het Staatsblad. Nu staat er elke maandagochtend een overzicht in mijn mailbox, zonder dat ik er iets voor doe. Dat bespaart me twee à drie uur per week.

Met offertes kan dat ook: een automatische herinnering zorgt dat je geen enkele klant vergeet.

Hoe zo'n traject loopt

1. Een scan van een uur. Je vertelt me hoe je week eruitziet: waar de tijd naartoe gaat, en wat je het meest ergert. Binnen drie dagen krijg je de drie beste kansen op één blad, met wat ze je opleveren en wat ze kosten.
2. Eén proces kiezen. Wat de meeste tijd of de meeste ergernis kost, komt eerst. Niet alles tegelijk.
3. Bouwen met wat je al hebt. Waar het kan, koppel ik tools die je al gebruikt: je mailbox, je boekhoudpakket, een formulier. Zelf werk ik onder meer met Make, n8n, Zapier en Tally, en met ChatGPT of Claude voor schrijfwerk zoals verslagen.
4. Meten. Na een paar weken kijk ik met je na hoeveel tijd je echt wint. Pas dan komt de volgende stap.

Wat het kost

• De scan: €195. Ga je binnen 30 dagen verder, dan trek ik dat bedrag af.
• Eén automatisering: €750. Bijvoorbeeld offertes automatisch opvolgen, of na elke job een review vragen.
• Twee tot drie automatiseringen die samenhangen: €1.500.
• Beheer: €29 per maand per automatisering. Ik hou in de gaten dat alles blijft draaien en los kleine problemen op.

Alle prijzen zijn excl. btw en staan vast voor ik begin.

Waar het stopt

Niet alles moet op maat. Bestaat er goede software voor jouw proces, dan koop je die beter dan dat ik ze voor je bouw. Voor offertes, werfopvolging en facturatie in de bouw bestaan Belgische pakketten zoals Robaws of Teamleader. Dan help ik je om dat pakket goed in te richten en aan de rest te koppelen, in plaats van het na te bouwen.

Als standaardsoftware niet meer past

Soms past standaardsoftware niet meer. Je werkt op een manier die geen pakket ondersteunt, of je zit met vijf tools die niet met elkaar praten. Dan is een eigen tool de volgende stap: een eenvoudige toepassing die precies doet wat jouw bedrijf nodig heeft. Daar begin je niet mee, maar het kan later.